FUENTES Y METODOS PARA OBTENER INFORMACION SOBRE LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE

“Los servicios de inteligencia de mercadotecnia proporcionan información cotidiana sobre circunstancias del ámbito de mercadotecnia que le sirve a los administradores para formular y ajustar los planes de mercadotecnia. El sistema de servicios de inteligencia de mercadotecnia determina qué conocimientos se necesitan, los reúne buscándolos en el entorno y se los entrega a los gerentes de mercadotecnia que los necesitan”.

El medio ambiente de la mercadotecnia es de suma importancia para  la buena toma de decisiones y por lo regular es de  naturaleza cambiante  ya que esta en gran movimiento pues no puede mantenerse estático, ya que hay muchas corrientes que influyen en el.

El medioambiente de las empresas se divide en dos categorías dependiendo de su magnitud y esto es para tener mejor conocimiento acerca de  de lo que ocurre dentro del; en primero lugar tenemos el microambiente este se desarrolla dentro del ambiente interno de la empresa, es decir todo a lo referente dentro de la organización y todo lo que se relaciona con ella, aquí podemos localizar, los departamentos y los niveles que se encuentran dentro  ya que afectan de manera directa en las decisiones administrativas acerca de la mercadotecnia, luego las empresas que tienen como función ser canal de la mercadotecnia, en donde se mencionan los siguientes, proveedores, agencias y demás intermediarios entre las empresas y los consumidores.

Después tenemos  los diferentes tipos y modalidades de los mercados, en donde se define el mercado hacia donde las empresas dirigen sus productos, siguiéndole la competencia directa que tienen las compañías así como los públicos que son de gran influencia para que se puedan alcanzar los objetivos.

Por otro lado tenemos el macro ambiente, este  es de manera externa y le se le debe de sumar importancia ya que de este dependen las oportunidades y las amenazas que pueda tener nuestra empresa, cabe mencionar que dentro del macroambiente  existen fuerzas que dan lugar  a lo mencionado y son los factores demográficos (edad, sexo, familia, estudios, diversidad étnica y racial, etc.),factores económicos (ingresos y los patrones de gasto), factores naturales (materia prima, energéticos y recursos naturales), factores tecnológicos (innovaciones, investigaciones, etc.) factores políticos y culturales.

Para poder recabar información acerca del microambiente y el macroambiente que rodea a la empresa debemos de valernos de diferentes fuentes de información que nos serán de gran utilidad para la toma de decisiones dentro de la organización, ya que nos permiten juntar información que nos ayudara  a elegir entre varias caminos o rutas, ya que la información tendrá distintos fines, y se ocupara en distintas áreas y niveles  de la empresa, como lo son el nivel superior en donde se definirán estrategias que favorezcan en el crecimiento de la empresa, en el nivel medio que estará destinada a estrategias comerciales y en el nivel operativo como su nombre lo dice a la ejecución de tareas.

Otra clasificación es en donde se mencionan las fuentes internas que son las que están dentro de la empresa y que son realizadas por los mismos miembros de la organización, un ejemplo de ellas lo son las bases de datos en donde se tiene registrado, datos que son de gran utilidad , los estados financieros y demás tipos de registros que den como resultado de información que de la empresa, si no se tiene un buen registro de toda la información interna de la empresa será difícil poder tomar decisiones ya que , gran peso cae sobre estas puesto que las empresas debe de tener hasta el mas mínimo registro acerca  de lo que esta pasando dentro de ella, sin importar el tamaño y el número de empleados con los que se cuente.

Por consiguiente tenemos las fuentes de información externa que como su nombre lo dice esta se da fuera de la empresa y que sin duda alguna no es de menos importancia, sino por lo contrario influye de igual manera en la toma de decisiones, ejemplo de estas pueden ser paginas web de oficinas gubernamentales y de la competencia directa o indirecta a la que se enfrenta, asi  como libros, revistas, artículos y demás fuentes escritas, que nos proporcionen información no solo de la competencia sino a demás de  el mercado en el que participan, así como los consumidores hacia los cuales dirigen su producto o servicio; definitivamente las fuentes de información no de pendiendo de su clasificación son de mucha pero mucha importancia para cualquier empresa ya que permitirán que los directivos tengan noción y no solo eso sino además sepan realmente  cuales son las necesidades de su empresa y de su entorno.

Por último encontramos la clasificación de las fuentes de información dependiendo de la forma en que se puede llegar a ellas, estas son fuentes primarias que son datos que ya han sido recolectados con anterioridad y que el fin  para el que fueron creados es diferente al  actual , las otras son las fuentes secundarias que son de primera mano es decir aquellas que se producen, por y con la empresa, ya que están relacionadas directamente con las actividades que desarrollen los empleados de la organización, pero no solo sino además información que le sea de utilidad a la empresa y que le pueda proporcionar algún beneficio.

Para poder recabar esta información las empresas debe de tener en cuenta técnicas y métodos que les permitan recaudar la información, pero deben además de saber cómo es su funcionamiento y las tácticas utilizadas para explotarlas al cien por ciento, estos métodos son muy comunes aunque esto no quiere decir que los empleados sepan realmente emplearlos, desgraciadamente e algunos caso no todos saben el objetivo que se trata de alcanzar al utilizar estos elementos, estos métodos sueles ser cuantitativos  que se encargan de capturar datos numéricos, así como estadísticas y cifras económicas, y cualitativos  que describen características particulares de el tema de investigación.

Dentro de los métodos cualitativos que tienen en cuenta los profesionales para tener en cuenta  que consiste en observar cómo es que las personas utilizan los productos, los compran, usan es decir  es que las personas consumen, después esta el mapa conductual en donde se fotografía la conducta de los consumidores, la jornada del consumidor en donde se registran las interacciones que tiene el comprador con el bien o servicio, diarios en video, entrevistas a usuarios extremos, entrevistas a grupos hetereogeneos y narración, este tipo de métodos suele ser el primer paso útil para explorar las percepciones y gustos de los consumidores.

Estas técnicas comprenden desde la observación que es la forma mas sencilla y antigua de obtener información , a través de las personas y lugares idóneos, ya que se puede observar a los compradores discretamente mientras compran o consumen, la entrevistas y la encuestas, que a través de un numero determinados de preguntas busca dar respuesta a dudas que se tienen y sobre todo se busca conocer que saben, creen y prefieren los consumidores,  las dinamicas de grupo y la experimentación , tratan de conseguir que se ponga en practican ciertas actividades propuestas con anterioridad ,y sobre todo descubrir las relaciones causa-efecto , eliminando otras explicaciones alternas a los resultados de lo observado, y por ultimo tenemos la base de datos en donde se registra toda la información que se junto con anterioridad para hacer un buen uso de ella, este tipo de información por ejemplo es la que se situa en cuanto a las ventas y las preferencias que tienen los clientes dentro de una empresa.

Definitivamente la misión y objetivo de este sistemas de inteligencia y sobre todo de las fuentes y métodos que se utilizan para  obtener datos de los cambios que surgen en el ambiente, es primordialmente estar al tanto de lo que sucede y que no tome por sorpresa a los directivos y no solo a ellos sino a los empleados de la empresa, perjudicando con esto a toda la compañía.

Cuando una empresa no está al tanto de lo que está ocurriendo dentro y fuera de ella es dificil que pueda mantenerse en el lugar y la posición en donde se encuentra sino por lo contrario tendrá consecuencias que se verán reflejadas quizá en perdidas o fugas de capital, asi como que la competencia absorba su mercado y sus consumidores, y no es un proceso que resulte difícil o laborioso, al contrario es divertido y rápido ya que en el camino puede que te encuentres con sorpresas que harán que la investigación y el recabo de información sea mucho más interesante.

Esta parte también busca obtener datos relevantes tales como promociones, precios a los que lanzan los nuevos productos, los productos que lanzan, modificaciones de precios, ofertas y sobre todo como es que reacciona el publico ante estos cambios, es además importante tomar en cuenta cuales son las causas y lo motivos por los que surgieron estos cambios, asi como la percepción y el aprendizaje que darán en los compradores.

A causa de ello, en todas las empresas se realizan revisiones periódicas que reciben el nombre de auditorías que se encargan principalmente de hacer una lista en donde se mencione de manera muy detallada que es lo que está ocurriendo dentro y fuera  de ella, este tipo de auditorías se hacen primordialmente de manera externa ya que se pretende identificar cuáles son las amenazas que deberán de evitarse y oportunidades de la empresa que buscaran beneficiarla.

Las organizaciones deben de responder a estas por medio de estrategias que las combatan o ayuden a explotarlas al máximo, respectivamente, ya que nos dará como resultado que las amenazas  disminuyan y las oportunidades día con día aumenten.

Para llevar a cabo una buena auditoria se deben de tomar en cuenta tres aspectos que son de suma importancia, y de los cuales se deberá de recabar información y no solo eso se deberá de analizar detalladamente; primeramente el entorno general de la organización que comprende desde el empleado de más baja categoría del organigrama hasta el mas alto y todas las actividades que estos realicen, además de todas las actividades, que van desde la realización del bien o servicio hasta su venta es decir hasta que llega a manos de los consumidores y  los departamentos que comprende la empresa (finanzas, recursos humanos, producción, finanzas, etc. ), aquí se  buscara y se pretenderá tomar en cuenta que es lo que esta sucediendo y cuales son los errores mas frecuentes asi como la forma en que podrán solucionarlos.

También dentro de esta búsqueda se deberá de tomar muy en cuenta aspectos como lo son los económicos , sociales (características y movimientos que puedan surgir dentro de la sociedad) ,culturales (relacionados con etnias o grupos que tengan un mismo objetivo o ideología), demográficos (edad, sexo, clase social, etc.), políticas ( partido político que se prefiera), ambientales (características del lugar en donde se radica), gubernamentales, legales, tecnológicos (innovaciones en el campo de la ciencia y la tecnología) y competitivos.

El entorno competitivo y la posición competitiva, es decir en qué lugar se encuentra posicionada nuestra empresa, así como el entorno en el que se está desarrollando y cuáles son las debilidades que está teniendo, es de gran valor este apartado ya que este nos brinda información que permitirá que nuestra empresa crezca  o por lo contrario decaiga.

 La competencia dentro de cualquier rama, es muy reconfortable ya que nos dará  grandes resultados ya que competir implica no solo el ganar o el perder si no además estar al tanto y a la vanguardia ya que se busca saber  y entender lo que están haciendo las demás empresas, y con ello no dejar que se rebase a nuestra empresa como tal es decir siempre tratar de ir un paso delante de los demás, acción que nos traerá grandes beneficios que definitivamente propiciaran que se posicione mucho mejor a comparación de las demás organizaciones que comparten el mismo rubro.

Cuando dentro de una auditoria se registran y localizan amenazas es necesario tener muy en cuenta que son factores que pueden desestabilizar a la empresa y que por lo consiguiente ,los directivos deben de mantenerse muy alerta acerca de lo que sucede con ellas, ya que son aspectos que no se pueden controlar pero que definitivamente se debe de estar muy alerta para poder enfrentarlos.

De manera contraria están las oportunidades estas se dan en cualquier empresa no importando su tamaño, y se debe de tener presente que estas no se  buscan se presente de manera inesperada y es así que se debe de estar muy al pendientes de cuando estas pueda llegar a surgir, ya que pueden presentarse cuando alguna empresa llegue a la quiebra y con esto tratar de satisfacer su mercado meta, que por el  momento dejara libre, o cuando se presente un nuevo segmento de mercado o quizá cambios en los gustos y preferencias de los clientes, que brindaran gran provecho a las organizaciones.

Tener conocimiento acerca de lo que pasa con el medioambiente interno o externo de la empresa nos permitirá saber cuáles son  las características que debe de reunir es decir saber qué es lo que pasa realmente con la compañía y si tuviera alguna dificultad, estar al pendiente de que se resolverá y buscar los mayores beneficios para ella.

COMO PERFECCIONAR LAS ACTIVIDADES DE RECOLECCION Y PROCESAMIENTO DE DATOS DE INTELIGENCIA

Las empresas y particularmente los directivos pueden crear y poner en practica actividades que le sea de gran utilidad para mejorar la recolección y el procesamiento de la información dentro de su sistema de inteligencia.

El primer paso es tener en cuenta que es la inteligencia de datos, que no son mas que actividades éticas para la recolección de información acerca de clientes, consumidores y mercado, y sobre todo se debe de tener muy en cuanto a las tareas que se realizan para tener una inteligencia competitiva, dentro de estas actividades tenemos: la recolección de datos (recopilación de datos que realiza la empresa por medio de sus investigadores de mercado), evaluación de datos (todos los datos tantos secundarios como primarios, deben de evaluarse para asegurar su exactitud), análisis de datos(los datos casi nunca se presentan tan completos , por lo que se deben rellenar los huecos el propósito del paso de análisis es transformar los datos en inteligencia), almacenamiento de datos (si la información existe en forma impresa deberá ser introducida ya sea mediante reconocimiento óptico de caracteres o capturándola. Una vez que la inteligencia está en la computadora se debe almacenar de tal manera que sea fácil recuperarla) y la diseminación de inteligencia (una vez almacenado un documento en la computadora, su texto se recupera introduciendo ciertos parámetros de búsquedas, como nombre la compañía, fecha, etc.).

No todas la empresas están totalmente satisfechas con la forma en que recaban su información es por ello que toman medidas para perfeccionar como es que juntan los datos que son de utilidad para la empresa.

Este tipo de medidas suelen ser estimuladas principalmente por la motivación y la capacitación de los empleados, ya que de esta manera es más fácil que se puedan cumplir con los objetivos que se propone la empresa cuando se trata de recabar información que será de utilidad para la empresa, puesto que a través de que se tenga contentos y a gusto a los trabajadores fácilmente estos realizaran de mejor manera las actividades a la cuales fueron asignados, ya que como se sabe dentro de cualquier empresa sin importar su tamaño, los directivos debe de implementar tácticas y métodos para poder motivar a los empleados ya que debe de tener un motivo que los impulse a llevar acabo mejor sus labores, este tipo de actividades traen gran beneficio a la empresa por lo que se tomo muy en cuenta este apartado acerca de la motivacion para poder implementar mejoras en la recolección de información y no solo eso si no también la capacitación ya que de que sirve tener ganas de  hacer las cosas si  no se tiene el conocimiento para poder hacerlas, es necesario entonces saber combinar estos temas, para que con esto se pueda mejorar  las técnicas y métodos que sirven para recabar información.    

Como primer  medida tenemos  el capacitar y motivar a los vendedores para que identifiquen los nuevos acontecimientos de interés e informen sobre ellos, por lo regular los equipos de ventas se encuentran en disposición de recabar información que otros medios pasan por alto, aunque con frecuencia no la transmiten, esto es perjudicial para la empresa por lo que los vendedores deben de estar muy al tanto de todas las acciones que se realicen dentro de su area, por otro lado también se debe de motivar a distribuidores, minoristas y demás intermediarios para que transmitan la información más relevante ,como por ejemplo, muchas empresas contratan a especialistas para que recopilen la información de inteligencia de marketing necesaria.

 Estas empresas suelen enviar compradores falsos a los puntos de venta para comprobar cómo tratan los empleados a los clientes, y con esto saber cuáles son las debilidades de los  vendedores e identificar que es lo que sucede y que se debe de mejorar con eso implementar medidas o en su caso la capacitación y adiestramiento adecuado.

Dentro de estas medidas también se busca fomentar las conexiones externas, es decir que los empleados pueden comprar los productos de la competencia, asistir a exposiciones y ferias comerciales, leer los informes públicos de la competencia, asistir a juntas de accionistas, hablar con empleados, intermediarios, distribuidores, proveedores, transportistas, etc., recopilan los anuncios de la competencia y las noticias o informes sobre estas; se pretende además crear un panel de asesoría de clientes, el panel podría estar constituido por representantes de clientes, por los clientes más importantes de la empresa, o por los clientes más conocedores o más francos; esto es más que nada para que se tenga conocimiento más especializado de lo que esta ocurriendo en el entorno  competitivo de la empresa y mejorar todas aquellas malas decisiones que se tomaron con anterioridad y que tal vez no fueran las mejores en cuanto a sus estrategias de mercadotecnia y si no solo perfeccionarlas medidas tomadas tiempo antes .

Además  de estas medidas se trata de adquirir información de proveedores externos, por esto algunas empresas de investigación reúnen datos sobre los paneles de consumidores a costos muy inferiores a los que tendrían que hacer frente una compañía si realizara los estudios por si solas, cuando se revisa este tipo de información es necesario  prestar mucha atención , ya que este tipo de  investigaciones no son muy comunes y cuando se tiene las oportunidad de contar   con este tipo de información se le debe de explotar al máximo, ya que el costo de adquisición suele ser en algunos casos alto, este procedimiento va muy de la mano cuando se recurre a sistemas de retroalimentación en línea de los clientes para recabar información sobre la competencia mediante los paneles virtuales de clientes y consumidores a los foros en línea, la evaluación que realiza un cliente sobre un producto o un proveedor se puede transmitir a un gran número de compradores potenciales, cuando se recurre a una herramienta tecnológica como lo es el internet las empresas pretenden tener mayores beneficios, ya que como todos sabemos es una herramienta indispensable y de gran valor por que nos permite tener contacto a distancia con empresas que no están cercas de nuestro entorno, de igual forma nos permite comunicarnos  y expresarle al ambiente nuestros objetivos y lo que se desea alcanzar, así como nos brinda publicidad y una mejor expansión; las nuevas innovaciones y las redes sociales  han permitido a las empresas tener acceso a información que quizá no se podría tener acceso y que por la distancia sería imposible llegar a ella, definitivamente esta nueva medida que adoptan los empresarios es muy inteligentes ya que da a los sistemas de información un cambio radical.

De la misma manera pero ahora de manera interna se pretende crear un centro interno de información de marketing, en donde un grupo de empleados que recogen información de diversas publicaciones, tanto de internet como de otras fuentes escritas o virtuales, la presenten a los directivos de la empresa para que se guarden  dentro de algún tipo de archivo y quede como base para que cuando se desee consultar algún tipo de dichas fuentes que han sido recabadas con anterioridad.

Una de las medidas que se considera es de gran importancia para recabar información es tener conocimiento de la competencia de la empresa ya que debe de realizarse un estudio a detalle, así como examinar sus productos, como los presenta y los comercializan, estudiar todos los avances que tuvieron a lo largo de un año, asistir a reuniones en donde se presenten sus accionistas  para estar al tanto de lo que comentan,  entrar a sus sitios web, es decir entrar a sus páginas y redes de internet con las que cuentan , analizar sus campañas publicitarias y un sin número de actividades que estas a la vista del público y que debe de ser  aprovechadas por la empresa ya que de ahí dependerá las tácticas que se deberán elegir, para poder atacar las debilidades de la competencia y  sobre tener muy presente las fortalezas.

No cabe duda que cuando las organizaciones tienen iniciativa  y buscan perfeccionar el proceso en que recolectan su información, pretenden facilitar esta  actividad y con ello tener más precisión en cuanto a los datos  que ponen en manos de sus directivos para la buena toma de decisiones dentro y fuera de la organización y para proporcionar beneficios y reflejarlo en el crecimiento de la empresa.

OTRAS FUENTES DE INFORMACION

Dentro de las organizaciones  existen distintas alternativas fuera de las comunes para poder recabar información a cerca de la misma empresa y de su competencia, este tipo de alternativas proporcionan información que resultara de gran utilidad.

A lo largo de los tiempos distintos autores y grandes administradores  han marcado la administración y mercadotecnia ya que han diseñado distintas herramientas, que le ayudan a los directivos de las empresas a tener mayor conocimiento acerca de lo que ocurre dentro y fuera de la compañía.

Este tipo de fuentes de información que no son comúnmente utilizadas pero son de igual peso en cuanto a la importancia para las organizaciones, ya que al igual que las otras buscan facilitar el recaudo de la información.

El uso de estas fuentes dependerán de cada organización ya que no todas tienen las mismas necesidades  ni buscan obtener los mismos beneficios, de acuerdo con diferentes estudios el personal debe de estar al tanto y revisar muy detalladamente estas fuentes y se pueden enlistar las siguientes:  publicaciones importantes (publicaciones de las empresas o de entes gubernamentales), boletines informativos que reciben los gerentes de mercadotecnia, resúmenes de noticias destacadas que tenga relación con la mezcla de mercadotecnia, también se debe de convencer a los proveedores, revendedores  y clientes de que los sistemas de inteligencia son de gran utilidad .

La información sobre la competencia se puede obtener a partir de lo que ésta dice de sí misma en informes anuales, discursos y boletines de prensa, así como en su publicidad. La empresa también puede saber cosas de la competencia a partir de lo que otras personas dicen de ella en publicaciones especializadas y ferias del ramo.  La empresa puede observar lo que hacen sus competidores, comparar y analizar sus productos, vigilar sus ventas y estar enterado de las patentes nuevas.

Existe un modelos de sirve de la misma forma que las fuentes de información  su creador Porter, menciona cinco fuerzas competitivas que le sirve a las empresas , la primera es la barrera de entrada de nuevos competidores, en donde dice que las empresas deben de construir barreras que darán respaldo a una fortaleza y esto le ayudara a obtener utilidades que le servirá para poder invertir en nuevos negocios o poner en marcha una guerra de precios, hay varios ejemplos de estas barreras están  ejemplos como el de las economías a escala, diferenciación del  producto, inversiones de capital, diferencias en costo independientemente de la escala,  acceso a todos los canales de distribución con los que se cuenta y las políticas gubernamentales.

La segunda fuerza es la rivalidad entre los competidores, todas las acciones que se llevan a cabo para hacer frente a los cambios de la competencia, la tercera es el poder de negociación de los proveedores y la cuarta el poder de negociación de los consumidores, en donde se pone en práctica el poder de convencimiento de estas personas esto influirá mucha ya que de esto dependerá que incrementen o bajen las utilidades y la última es la amenaza de entrada de nuevos productos sustitutos , esto se da cuando nuevos productos  que satisfacen las mismas necesidades que otros productos satisfacen pero quizá a un mejor precio o con alguna ventaja distintiva que el otro.

Otra gran fuente que le sirve a los sistemas de inteligencia es el análisis FODA, en donde se lleva  a cabo un análisis importante que permite identificar factores internos y externos de la empresa, estos factores son las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que están relacionadas con aspectos económicos , políticos , sociales y culturales, que representan las influencias del ámbito externo, que inciden sobre su quehacer interno, ya que potencialmente pueden favorecer o poner en riesgo el cumplimiento de la Misión.

Estas fuentes de información alternas permiten a la organización complementar la información, que los empleados y directivos se dan a la tarea de reunir, para tener muy en cuenta aspectos importantes para las corporaciones.

Los sistemas de inteligencia permiten a los ejecutivos estar muy al pendiente de lo que sucede con su empresa, es necesario conocer las  fuentes, métodos y estrategias que permitan la recolección de información para una buena toma de decisiones, cuando no se tiene un buen conocimiento  o se aplica de la manera correcta puede causarle daños a las organizaciones, ya que si la información no es del todo verdadera o esta desviada  hara que las decisiones tomadas  por los jefes  cause  perdidas al negocio.